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    档案室岗位职责

    发布日期 : 2018-01-02 16:33:48     作者 :     来源 :

    一、为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本岗位职责ㄍ。
    二、档案的范围是指过去和现在的公司各级部门及员工从事企业管理、监理工程过程中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、报表、工程技术资料、声像资料、工程照片,荣誉实物,证件等不同形式的历史记录ㄍ。
    三、档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收、收集、整理、立卷、保管ㄍ。公司及各部门,员工有保护档案的义务ㄍ。公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)ㄍ。办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化ㄍ。
    四、档案工作实行统一领导,分级保管、查阅的原则,进行网络化管理ㄍ。
    五、公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作ㄍ。档案室的档案、资料要按科学的分类、排列、编号,柜子要排列有序ㄍ。
    六、档案整理办法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷ㄍ。若是工程档案以单位工程立卷ㄍ。立卷要区分不同价值确定保管期限是永久,长期,短期ㄍ。档案整理按收集、整理 、分类 、立卷步骤进行ㄍ。      
    七、档案的过程管理:公司及各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在工程结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有ㄍ。
    八、严格履行文件的签收、传阅、借阅及销毁的登记手续,及时办理清退归档,不得将文件无限期散失在外ㄍ。对失去保存价值的机密文件、资料档案,要鉴定后登记造册,经主管领导签字后销毁;并指定专人监销ㄍ。切实做好保卫保密工作,严防盗窃和破坏档案资料的事件发生ㄍ。
    九、借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还ㄍ。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失ㄍ。
    十、分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权ㄍ。档案管理人员调阅、搬运档案资料时要轻拿来轻放,严防揉搓、挤塞或撕裂护林资料,以减少档案的机械磨损ㄍ。
    十一、档案室的保管工作:配备好设施,做好防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等工作,要定期检查档案保管情况,发现问题及时处理ㄍ。库房内严禁吸烟,严禁存放易燃易爆物品,严禁用明火照明取暖;下班时要关闭电闸,关窗锁门,检查各类电器是否保险可靠ㄍ。库房内要设置灭火器,定期更换灭火剂ㄍ。
    十二、文件、资料由专人管理,负责收发登记,办理分送、传阅、立归档及销毁等项工作,自觉严守保密规定ㄍ。
    十三、监督:综合办公室根据各部门上报的档案总目录,预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作ㄍ。
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